2017.09.05

豊島区のワークスタイル変革の取り組みを視察しました

今日は、私の所属しているテレワーク協会の「ライフコース多様化とテレワーク」部会の活動で、豊島区のワークスタイル変革の取り組みを視察してきました。

豊島区は約２年前に本庁舎を移転したそうで、区役所とは思えないほどスタイリッシュで素敵な建物で驚きました。

豊島区のワークスタイル変革の柱は以下の５つです。

①無線LANの導入
　・庁内のどこにいても働ける環境（座席のフリーアドレス化が可能に）
　・会議室にもパソコンを持ち込んで資料をデータで見ることができるため、ペーパレス化が促進

　☆フリーアドレス可能だが、実際のところは、課長の席が決まっているので、その周りに集まって仕事をすることになり、席は大体固定化してしまっているとのこと。

↑このように、仕切りのない大きな机の上で、ノートパソコンを使って仕事をしている。収納は各自にキャビネット一つずつ。また、一人に一台IP電話が支給されている。

②ユニファイドコミュニケーションシステムの導入
　・ウェブ会議の活用
　・プレゼンス機能で相手の在席状況を確認し、チャット等で円滑にコミュニケーションをとることができる。

　☆特に若手の職員はチャットを活用しているそうで、隣にいる人とでも口頭ではなくチャットで会話する姿もよく見られるそう。

③管理職にタブレット配布
　・外出先からも庁内システムにログインできる環境の整備　
　・管理職が外出先等でも決済できるようになり、決済にかかる時間を短縮
　
　☆現時点では、在宅勤務ではなく出張などでの外出先におけるモバイルワークを念頭においている。
　☆管理職以外の一般職員については、労務管理の問題等から、テレワークは認めていないとのこと。

④セキュアープリントシステムの導入
　・複合機を集約したことによるスペースの活用、事務作業の削減
　・スキャニング機能の充実

　☆自分のパソコンから印刷指示を出しておけば、庁内のどの複合機からでもプリントアウト可能。

⑤会議室管理システムの導入
　・会議室の使用状況をリアルタイムに明らかにすることにより、会議室を有効利用できるようになった。
　・打ち合わせが必要になったときに、すぐに空いている会議室を見つけて会議できるので、意思決定が迅速化した。